Intelligent digitalisering av organisationens kunskap

Med DocuNote får ni de bästa förutsättningarna för att samla hela organisationens nedskrivna kunskap på ett ställe. Ni kan säkra er kunskap, oavsett ifall det gäller text, bilder, ljud, video, e-post eller skannade dokument. Ni kan skapa dokument direkt i DocuNote eller så kan ni skanna in existerande fysiska dokument och göra dem sökbara med textigenkänning.

Modernt och sökbart gemensamt arkiv

Dokumenten är sökbara för alla relevanta användare. Ni kan söka på fritext eller en rad olika metadata såsom dokumenttyp, kategori, dokumentskapare m.m., utefter era behov. Sökresultatet visas både i listform och i en pdf-vy, därmed kan ni enkelt och snabbt hitta det dokument ni söker. Med DocuNote garanteras en god överblick samt moderna och effektiva arbetsflöden.

Enkelt och säkert samarbete med versionskontroll

Med automatiska versioner av dokumentet och möjligheten för att flera kan arbeta i såväl ett utkast som det publicerade dokumentet, gör samarbetet enkelt och säkert. Ni får full kontroll över den version som är giltig och uppnår möjligheten att enkelt se när ändringar gjorts i dokumentet, samt vilken person som har gjort ändringarna. 

Effektiv ärendehantering och projektledning

En struktur baserad på ärende- eller projektmappar, där alla dokument och tillhörande e-postkorrespondens samlas, ger er en fullständig överblick. Tillsammans med detta får ni användarvänliga listvyer och ett inbyggt visuellt dashboard. Ni uppnår därmed på ett intuitivt sätt en god överblick över statusen på era projekt. Översikten är baserad på metadata och ni har därför full kontroll över det ni önskar följa upp.

Arbetsflöden gör dokumenten levande

Funktionaliteten i DocuNote dokumenthantering stödjer era affärsprocesser genom att aktivera dokumenten i ert dagliga arbetsflöde. Alla affärsprocesser kan byggas in i systemet som ett arbetsflöde. Från det väldigt enkla med en e-postnotifikation då en kollega ändrar i ett dokument, till ett uppgiftssystem där ansvariga och tidsfrister kopplas till ärenden eller dokument, eller det mer avancerade arbetsflödet där integrationer görs med era andra system.

Säker integration till era lösningar

Med många års erfarenhet av integrationer och en fullt utvecklad teknologi som stödjer samspelet mellan system, ser vi till att ni kommer hela vägen i mål. Import, export eller integration av data mellan era befintliga system och DocuNote dokumenthantering automatiseras så att ni får aktuell data och färre manuella processer. AD integration står vi naturligtvis också för, så att uppdaterad användarinformation säkras utan underhåll.

Framtidssäker arkivering och borttagning

DocuNote dokumenthantering stödjer automatisk borttagning  av dokument som saknar bevaringsvärde. Detta innebär att ni fritt kan ange regler för hur länge dokument och ärenden skall lagras, om ni önskar granska dokument och ärenden som manuellt har placerats för borttagning eller skapa en automatisk procedur där de tas bort utan personlig genomgång. Ni behåller på så sätt er gemensamma kunskapsbas och säkerställer att den hela tiden förnyas och är lätt att söka i.

Tillgång till dokument och ärenden dygnet runt

Med IOS eller Android säkrar ni ständig tillgång till ärenden och dokument. Ni hittar snabbt era dokument, vidarebefordra dem som e-post eller laddar upp nya dokument, bilder eller videoklipp. Vart ni än befinner er finns möjligheten att agera. Förutom tillgång via mobila enheter ger DocuNote er möjlighet att läsa och redigera era dokument offline och synkronisera dessa nästa gång ni är kopplade till ett nätverk. 

Mallar säkrar layout och metadata

Möjligheten att upprätta ett obegränsat antal dokumentmallar som exempelvis avtal, säljbrev eller mötesagendor säkrar att ni centralt kan utarbeta riktlinjer för organisationens dokument, samtidigt som den enskilda användaren enkelt kan använda dem i det dagliga arbetet. Ni får därmed full kontroll över innehåll och layout.