Biofos 

BIOFOS var i behov av dokumenthantering och valde IntraNotes system, DocuNote. Det var viktigt med ett standardsystem som utvecklar lösningar även för andra företag.

”IntraNotes styrka är att de är skickliga på att anpassa standardsystemet efter våra behov. Dessutom är mappstrukturen ett stort plus, eftersom det finns en igenkänning från det vi arbetar med redan idag.” säger Gitte Weien Anderson som och belyser workflows som en av DocuNotes styrkor.

BIOFOS betonade att IntraNote redan har många kunder från energi-, vatten- och avfallsbranschen och därmed förstår vilka data som hanteras såsom avtalshantering, projektavdelningens anläggningsprojekt och Miljö-och planavdelningens dokument.

”Vi har pratat med IntraNote länge och verkligen stämt av referenserna samt pratat mycket med våra kollegor i branschen för att försäkra oss om att DocuNote var det bästa för oss.”

Implementering och utbildning

Förutom att leverera DocuNote, hjälper IntraNote också till med implementering och utbildning av medarbetarna på BIOFOS så att det blir en bra start med den nya lösningen.
”Även här var IntraNote bra på att ta reda på vad hur vår organisation fungerar. Vi fick bra sparring kring processen för implementering och började med strukturworkshop som gav oss mycket,” säger Gitte Weien Andersson och tillägger att BIOFOS själva också har förberett mycket.

Vi var mycket tydliga med vad vi ville uppnå. Det är viktigt för oss arbeta i etapper så vi kan lära oss längs vägen och justera när det behövs. Det handlar om att få till den nya arbetsgången på ett så enkelt sätt som möjligt.

Koll på GDPR

”Jag skulle också vilja lyfta fram GDPR och här blev IntraNote vår räddning,” säger Gitte Weien Andersen. Hon berättar att BIOFOS redan hade ett system för att hantera löner men att det snabbt stod klart för HR-avdelningen att DocuNote skulle kunna spela en viktig roll då IntraNote utvecklat ett GDPR-hanteringsverktyg som stödjer kraven i den nya personuppgiftsförordningen.

Vi kunde se att det var enklast att använda DocuNote. Här kan vi vara trygga med att viktiga områden såsom rättighetshantering och raderingsfunktioner kontrolleras. IntraNotes lösning garanterar helt enkelt att vi uppfyller de nya skyldigheter vi har.

Vi visste inte helt klart vart vi skulle men i efterhand kan vi se att vi gick in i en process som vi bara delvis var beredda på. Vi växte med uppgiften allteftersom den framskred. Vårt arbete med processerna gav oss ökad medvetenhet och många goda idéer som vi beslutade om längs vägen.

___

Om BIOFOS

BIOFOS tar på ett säkert sätt hand om avloppsvatten från ca 1,2miljoner invånare i huvudstadsområdet.
Avloppsvattnet från 15 kommuner leds till de tre reningsverken som BIOFOS har, Reningsverket Lynetten, Reningsverket Avedøre och Reningsverket Damhusåen. Här rengörs det innan det leds ut i Öresund och i Køge bukt.
För BIOFOS är avfallet som spolas ut med invånarnas använda vatten en källa till hållbar och miljövänlig energi. Avfallet är en viktig resurs, som bl a förvandlas till CO2-neutral gas till stadens gasnät och värme till fjärrvärmenätet.

BIOFOS har 169 anställda, inklusive ett antal studenter och lärlingar.