Skandinaviska Glassystem 

Det har länge funnits en önskan hos Skandinaviska Glassystem om att städa upp i utforskaren och bygga en gemensam struktur för sina projekt. Med kontor spridda i olika delar av Skandinavien fanns dessutom ett behov för att göra processer mer enhetliga.

”Vi har verkligen blivit tvungna att fundera över våra processer och granska hur vi faktiskt jobbar, vad det är vi faktiskt gör med våra dokument. DocuNote har hjälpt oss att standardisera våra processer genom att bestämma en struktur som alla skall följa”, berättar IT-chef Claus Hansen.

Fast struktur och enhetlighet i dokumenten

Tidigare har dokument sparats på utforskaren, strukturen har varit väldigt rörig och det har varit svårt att överblicka den dokumentation som legat där. Varje medarbetare hade sitt sätt att spara ner information på vilket gjorde strukturen väldigt spretig.

”Det som vi särskilt gillar med DocuNote är att man som administratör kan skapa en fast mappstruktur, vilket gör att användarna inte kan spara ner dokument på alla möjliga ställen, utan de följer en struktur som är genomtänkt och skapats av en administrator”, förklarar Claus Hansen.

Engagemang har lett til succé

Det har varit viktigt för Skandinaviska Glassystem att få struktur och riktningslinjer på plats. För att få klarhet i arbetsgången har därför medarbetare från olika avdelningar involverats i workshops och utbildning har rullats ut i hela organisationen.

Enkelhet och goda referenser

Innan beslutet föll på att införskaffa DocuNote hade Skandinaviska Glassystem tittat på ytterligare två andra ärende- och dokumenthanteringssystem. Kravet var att lösningen skulle vara användarvänlig och enkel, att systemet skulle vara färdigutvecklat och redo att implementeras. Att gränssnittet i DocuNote var utformat på ett igenkännbart och intuitivt sätt som gör det lätt att känna igen sig och lära sig systemet, hade stor påverkan på det slutgiltiga valet av system. Utifrån enkelheten och de goda referenserna därtill var det naturligt att valet föll på DocuNote, menar Claus Hansen.

Smart integration mellan DocuNote och Outlook för E-postarkivering

Det fanns flera anledningar till att IT-chef Claus Hansen imponerades av dokumenthanteringslösningen. Med hjälp av DocuNote kan Skandinaviska Glassystem arkivera e-post på ett smidigt och effektivt sätt.

”Vi har mycket mejlkorrespondens kopplad till våra projekt. Med en enkel knapptryckning i Outlook kan vi spara e-post med innehåll direkt i DocuNote. Det har gett oss en bättre överblick kring den korrespondens som förs kring ett projekt och vi försäkrar oss om att vi inte tappar värdefull information mellan två stolar. Systemet gör det även möjligt att direkt från DocuNote skicka filer till en e-post. Med andra ord har DocuNote förenklat vardagen för oss och frigjort tid för vår kärnverksamhet”, berättar Claus Hansen.

Det skal vara lätt att hitta dokument

Claus Hansen framhäver även sökbarheten i DocuNote.

”DocuNote har ett sökverktyg som gör att vi snabbt och enkelt kan hitta det vi söker. Vi behöver inte längre ödsla tid på att leta efter dokument.”

Versionsstyrningen påtalas även den som en stark funktion som har gett företaget en kvalitetssäkerhet.

”Vi har flera medarbetare som jobbar på samma projekt och därmed även med samma dokument. Det var tidigare svårt att se vem som gjort vad med dokumenten. Vi kunde ha flera versioner av samma dokument, i värsta fall sparade i olika mappar. Nu kan vi vara säkra på att vi alltid jobbar utifrån den senaste versionen av ett dokument . Vi kan även snabbt och enkelt se tidigare versioner och jämföra de ändringar som gjorts”, berättar Claus Hansen.

Webportal underlättar samarbete med leverantörer

Skandinaviska Glassystem har nyligen lanserat en webbportal, en modul de är extra glada över.

”Webbportalen är ett viktigt verktyg för oss under projektens gång. Dels kan våra interna användare tillgå dokument utifrån huset, men framförallt har vår tanke varit att våra leverantörer skall ha tillgång till utvalda ärenden och filer, så att vi på ett smidigt sätt kan arbeta endast på ett ställe. Vi säkrar därmed att uppdaterade versioner av ett dokument alltid ställs till leverantörens förfogande oavsett tid och rum”, säger Claus Hansen som varit projektansvarig under hela implementationen och påtalar att samarbetet med IntraNote fungerat smidigt och bra och att de känner sig trygga med att ha funnit en pålitlig leverantör med hög servicenivå.

___

Om Skandinaviska Glassystem

Skandinaviska Glassystem har kontor i både Göteborg, Stockholm, Umeå, Köpenhamn och Oslo. De är ledande innovatörer för avancerade byggprojekt i Skandinavien och har belönats med flera prestigefyllda priser. Skandinaviska Glassystem utför kontinuerligt entreprenader över hela Skandinavien, i Europa samt i USA.